Grande ou pequeno, todo negócio de sucesso precisa de um rígido controle financeiro para garantir a melhor administração dos recursos da empresa. Quer você tenha uma equipe de finanças na sua empresa ou administre tudo sozinho como Microempreendedor Individual (MEI), é importante garantir que este trabalho está sendo feito da melhor forma. E a melhor forma de garantir que o trabalho está sendo feito da maneira correta é a conciliação bancária.

Mas o que é conciliação bancária?

Em palavras simples, é um processo em que você compara seus registros internos de movimentação financeira com o(s) extrato(s) bancários da sua empresa para ver se “os números batem”.

Esse pode ser um processo manual ou automatizado, e sua magnitude dependerá do volume de transações financeiras do seu negócio. A conciliação bancária deve ser feita regularmente(o ideal é fazê-la todos os meses) para evitar permitir que problemas passem despercebidos.

Para que serve a Conciliação Bancária?

Um dos maiores obstáculos enfrentados por empreendedores novatos e experientes é a falta de planejamento e organização. Cerca de 1 a cada 4 novas empresas no Brasil fecham por problemas de organização financeira.

Sendo assim, um planejamento e controle financeiro de qualidade são indispensáveis para quem quer fazer seu negócio perdurar e crescer. A conciliação bancária é uma ferramenta indispensável nesse processo.

A importância está em confirmar que você recebeu pelos serviços prestados ou produtos vendidos. Por consequência, poderá ter certeza de quanto a empresa de fato possui em seu caixa, e assim planejar o custeio da operação e os reinvestimentos no negócio.

Outro bom motivo para fazer a conciliação bancária regularmente é garantir que clientes estejam cumprindo com suas obrigações financeiras em compras parceladas, por exemplo. Ao fazer a conciliação, você identifica clientes que estejam inadimplentes e pode tomar as providências cabíveis.

Quem deve fazer?

Toda empresa que apresenta movimentação em seu caixa deve fazer a conciliação bancária. Esse processo pode ser simples ou bastante complexo, mas sua importância é a mesma em ambos os casos.

Além de garantir a saúde financeira da sua empresa, a conciliação também é útil para que você levante dados, identifique tendências e tenha insights sobre as suas vendas. Essas informações servirão para modelar suas estratégias futuras de negócio.

Quanto à pessoa responsável pela tarefa, ela pode ser o próprio dono da empresa (no caso de MEIs, por exemplo), um responsável pelas finanças, um contador ou uma equipe inteira de gestão financeira (no caso de grandes empresas).

Tudo dependerá da escala do negócio e também da tarefa de conciliação. Se você nunca fez o processo e sua empresa já tem alguns anos, pode ser exaustivo realizar a conciliação bancária pela primeira vez. Se a fizer regularmente, a tarefa será menor e mais facilmente executável nas vezes seguintes.

Quando deve ser feita a Conciliação Bancária?

Não há uma frequência ideal; tudo dependerá das necessidades da sua empresa. De acordo com os volumes de transações e também o modelo do seu negócio, pode ser que o ideal seja fazer a conciliação, toda semana, toda quinzena, todo mês ou quem sabe até trimestralmente.

O importante é garantir que a conciliação seja feita após cada período de vendas. Em grande parte dos casos, isso significa fazer uma conciliação bancária mensal, próxima às datas de pagamentos e outros vencimentos.

Não é recomendável passar longos períodos sem realizar a conciliação bancária. Quanto maior o espaço entre cada conciliação, maiores as chances de que problemas despercebidos impactem a saúde da sua empresa. Além disso, você também estará permitindo que a tarefa cresça e se torne mais complexa.

Uma boa regra geral é fazer a conciliação bancária em intervalos que resultem num baixo volume de movimentações a serem verificadas a cada conciliação, o que facilita a verificação e minimiza as chances de deixar alguma irregularidade passar.

Como fazer Conciliação Bancária?

A conciliação bancária pode ser feita das mais diversas formas. Tudo depende dos recursos de que você dispõe, do volume de transações a serem conciliadas e do tempo que você tem para realizar a tarefa.

A forma mais simples de fazer uma conciliação é manualmente, utilizando uma planilha eletrônica. Essa é uma boa escolha para pequenos negócios e empreendedores iniciantes, já que pode ser totalmente gratuita quando se utiliza ferramentas como as Planilhas do Google.

Mas para grandes empresas, com altos volumes de transações, a conciliação bancária manual pode se tornar inviável. Estes negócios podem contar com soluções de conciliação bancária automática, através de ferramentas pagas oferecidas por terceiros.

O mais importante é encontrar a melhor solução que permite que você registre, categorize e identifique as transações. Isso agiliza a conciliação na hora de comparar os registros internos com os do banco, que podem ser confusos ou organizados de maneira pouco intuitiva.

Ferramentas para Conciliação Bancária Automática

Hoje encontramos diversas ferramentas para conciliação bancária automatizada. Cada uma delas busca oferecer seus diferenciais, e muitas estão integradas a softwares ou plataformas maiores de ERP (Enterprise Resource Planning, ou Planejamento de Recursos Empresariais, em português).

Disponíveis em muitas faixas de preço, cabe a você encontrar a solução que melhor se adequa às suas necessidades.

Confira algumas que separamos para você:

Celero

A Celero oferece um produto pensado para agilizar de verdade a sua conciliação bancária. Na plataforma, você consegue agregar e acompanhar todas as contas bancárias da sua empresa simultaneamente, e assim economizar tempo na hora da conciliação.

Nada de ficar dividindo a inspeção por bancos. Concilie todas as transações de uma só vez e poupe tempo. A ferramenta conta com uma interface intuitiva e fácil de usar, e está disponível a partir de R$597,00 mensais no plano mais simples.

Conciliadora

A Conciliadora oferece uma solução completa para conciliação em um processo simplificado e pensado para a agilidade. Através de uma metodologia exclusiva desenvolvida pela própria empresa, a Conciliadora promete deixar o seu processo de conciliação bancária rápido e livre de problemas.

Seu preço também chama a atenção: está disponível a partir de R$149,00 mensais no plano mais simples.