Seja você um comerciante ou prestador de serviços, deve emitir nota fiscal ao realizar uma venda ou fechar negócio com um cliente. 

Este documento, que pode ser físico ou eletrônico, serve para comprovar uma compra ou venda.

Presente em praticamente todo tipo de atividade comercial ou econômica, a emissão desse documento acaba se tornando algo rotineiro para o empreendedor. Apesar disso, o processo para começar a emitir notas pode ser um pouco confuso.

Se você está começando um negócio, mas ainda não sabe como emitir uma nota fiscal, não se preocupe! 

Neste artigo explicaremos o que ela é, que tipos existem e ensinaremos como emitir a sua primeira nota fiscal.

Continue a leitura!

O que é Nota Fiscal

A nota fiscal é um documento fiscal que comprova uma transação entre comprador e vendedor. Ela contém informações sobre o produto vendido ou serviço prestado, data da transação, valores, dados do cliente, dados do vendedor, etc.

Com a nota fiscal, um cliente pode assegurar que aquele item comprado é, de fato, de sua propriedade. Para o vendedor, a nota fiscal serve para comprovar a venda e garantir a arrecadação dos impostos devidos.

No caso de prestadores de serviço e contratantes, a nota comprova o serviço prestado e seu valor.

A não emissão de nota fiscal, por parte do vendedor ou prestador de serviços, é considerada crime de sonegação, passível de multa e até mesmo prisão.

Nota fiscal física ou Eletrônica

A  nota fiscal pode ser um documento físico, em papel, ou eletrônico, encaminhado por vias digitais e digitalmente assinado.

Não há diferentes finalidades para cada uma delas. A Nota Fiscal Eletrônica é, na verdade, um instrumento criado para substituir a Nota Fiscal Física e, com isso, reduzir custos com papel e impactos ambientais, além de agilizar a emissão e envio da nota.

Assim como a Nota Fiscal Física, a Eletrônica também é emitida com auxílio de um computador. A diferença é que a Nota Eletrônica é também enviada por meios eletrônicos.

Tipos de Documento Fiscal

A Nota Fiscal é um tipo de documento fiscal. Ela não é o único deles, mas todos compartilham a característica primária de descrever transações comerciais ou logísticas.

Conheça a seguir alguns tipos de documento fiscal:

Nota fiscal

Como já explicamos anteriormente, a nota fiscal é o documento fiscal que registra a circulação de mercadorias entre vendedores e consumidores. 

A Nota Fiscal pode ser física ou eletrônica e é emitida com cada compra realizada.

Nota fiscal de serviços

A Nota Fiscal de Serviços funciona de maneira similar à Nota Fiscal comum. Ela também conta com os formatos físico e digital, e serve para descrever e registrar serviços prestados ou contratados, bem como sua data de prestação e dados de ambas as partes.

Conhecimento de transporte

O Conhecimento de Transporte é outro tipo de documento fiscal, muito similar à Nota Fiscal, que serve para registrar a circulação de mercadorias entre vendedor e comprador. Ele é utilizado pelas empresas transportadoras de carga, e possibilita que produtos sejam legalmente transportados por terceiros.

O Conhecimento de Transporte é obrigatório, e ele ajuda a controlar a carga que circula pelas vias rodoviárias, aéreas e fluviais do país, assim evitando o contrabando.

O que é necessário para emitir nota fiscal?

Para emitir Nota Fiscal, assim como qualquer outro tipo de Documento Fiscal, você precisará ter um CNPJ ativo, sem restrições e com CNAE apropriado para o tipo de transação comercial que você está fazendo.

Com seu CNPJ regular e sem restrições, você deverá realizar um cadastro para emitir as notas fiscais. Esse cadastro é feito através da Internet e você seguirá precisando de acesso à internet para emitir suas notas.

Logo, você precisará de um meio de acesso à internet, além do CNPJ regular. Por último, pode ser necessário que você possua um certificado digital que comprove sua identidade para o site da internet.

O ideal é que você entre em contato com a SEFAZ ou Prefeitura e consulte todos os requisitos, pois eles podem variar de um estado ou município para outro.

Como se cadastrar para emitir nota fiscal

O primeiro passo para começar a emitir notas fiscais é realizar um cadastro junto à Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado (para lojistas e comerciantes) ou Prefeitura da sua cidade (para prestadores de serviços).

Após realizar o cadastro, talvez você tenha que esperar alguns dias até que seja expedido um alvará que permita a emissão de notas fiscais. Esse processo não costuma levar muitos dias úteis.

Caso você tenha certificado digital da sua empresa, seja ele ou não requisito para emitir nota no seu estado ou município, você deve utilizar o navegador em que o certificado está instalado.

Uma vez que tudo esteja certo, seu cadastro validado e pronto para emitir notas fiscais, você poderá começar a emitir notas fiscais. 

Isso pode ser feito por programas específicos de computador ou pelo sistema da sua empresa, caso você tenha um. 

A forma mais simples, entretanto, é utilizar o emissor gratuito e online do SEFAZ ou da Prefeitura da sua cidade (informe-se a respeito ligando ou pesquisando NFS-e + o nome da sua cidade).

Você precisará ter o CPF ou CNPJ do tomador da nota, isto é, o cliente ou contratante do seu serviço. Após inserir os dados do tomador, informe o valor da nota. Clique em emitir e pronto!

Sua nota será exportada nos formatos .PDF e .XML. Use o PDF para enviar a clientes e parceiros e o XML para inserir a nota em planilhas.

Afinz e seu negócio

A Afinz se preocupa com a saúde do seu negócio. Por isso, buscamos sempre trazer informações que te ajudem a manter suas obrigações burocráticas e fiscais em dia. 

Além disso, a Afinz também conta com diversas soluções financeiras pensadas para o seu negócio, facilitando a sua vida financeira e gestão empreendedora. Conheça a Maquininha Afinz, a Antecipação de Recebíveis e outros produtos!

Continue acessando o blog Afinz e acompanhe todos os nossos conteúdos sobre mercado, inovação, e educação financeira. 

Para mais dicas sobre empreendedorismo, siga a gente nas redes sociais @afinzoficial!