Atualmente, muitas empresas preferem ter contato com os clientes via internet, o que faz sentido, já que permite uma comunicação rápida e simples. Nisso, os aplicativos de mensagens são muito úteis. 

Com essa prática se tornando mais e mais popular, surgiu uma pergunta entre os vendedores: como cobrar alguém com educação pelo WhatsApp?

Sim, clientes que atrasam o pagamento são rotineiros em qualquer tipo de empresa, e os aplicativos de mensagens instantâneas podem ser uma boa ferramenta para você não ficar no prejuízo. 

Veja um passo a passo para fazer cobranças pelo WhatsApp de uma forma profissional e sem perder o cliente. 

Como atender clientes pelo WhatsApp?

Durante a pandemia, muitas empresas migraram todo o seu funcionamento para o ambiente online, em sites e redes sociais.

Até mesmo as empresas presenciais começaram a fazer atendimento ao cliente por meio do WhatsApp, aplicativo de mensagens muito usado no Brasil.

Atender clientes via WhatsApp é bem simples, já que a conversa é feita diretamente com a pessoa, e é possível enviar imagens, vídeos e áudios para tirar qualquer dúvida. 

Porém, ele também pode ser muito utilizado em outros sentidos, como na hora de cobrar o cliente pelo WhatsApp. 

É ilegal cobrar pelo WhatsApp?

Sabemos que pode surgir uma questão: será que cobrar os clientes por mensagem é ilegal? Posso ter problemas com isso?

Não se preocupe, é legal. O Instituto de Defesa do Consumidor (Idec) confirma que a prática é permitida.

Portanto, saiba que você pode, sim, cobrar um cliente via WhatsApp, desde que, claro, as mensagens não sejam spam (extremamente repetitivas) ou ofensivas. 

Como efetuar uma cobrança de forma correta?

Cobrar é uma coisa chata, nós sabemos. No entanto, é necessária para que sua empresa receba pelos produtos ou serviços oferecidos, então deve ser feito. 

Na hora de cobrar o pagamento, é indicado que você siga algumas regrinhas básicas que facilitam bastante o processo. Confira:

  • Preste atenção no horário: mande a mensagem em horário comercial, ou seja, de segunda a sexta, entre as 7h da manhã e 7h da tarde. Fora desses períodos é muito provável que o recado seja ignorado, além de ser indelicado;
  • Telefone correto: antes de mandar qualquer mensagem, verifique se o número realmente é o telefone do seu cliente. Afinal, ninguém gosta de receber cobrança indevida, não é?
  • Formas de pagamento: já que a cobrança será feita via internet, nada mais justo que oferecer uma forma de pagamento online, como link de pagamento, boleto, Pix ou transferência bancária. É mais prático para a empresa e para o cliente.

Passo a passo da cobrança correta

Não existe cobrança infalível, pois no final, sempre depende do próprio cliente. Mas, alguns truques podem te ajudar a cobrar de uma maneira que a pessoa entenda e se sinta mais disposta a pagar o que deve. 

Aqui vão alguns passos que você deve seguir para ter mais sucesso na hora de cobrar clientes pelo WhatsApp. 

  • Se apresente: se é a primeira vez que vai mandar mensagem, se apresente! Fale qual empresa você representa, assim o cliente terá mais confiança em realizar o pagamento;
  • Informe o valor correto: sempre deixe claro o valor devido, principalmente se o pagamento for feito via Pix ou transferência bancária. Assim, não corre o risco de receber menos do que o combinado;
  • Diga uma data: apresente uma data limite para pagamento, dessa forma, o cliente sabe que não pode deixar para depois;
  • Facilite o pagamento: no caso de link de pagamento e boleto, já envie os arquivos anexados na mensagem, assim como os dados bancários para quem preferir. Isso torna o processo mais simples e rápido para o cliente;
  • Seja objetivo: mande a mensagem com as informações necessárias e como realizar o pagamento. Não perca tempo com firulas!
  • Mostre disponibilidade: sempre deixe claro que a empresa está disponível para tirar dúvidas, caso elas existam. Isso cria uma conexão maior com o cliente;
  • Mande mensagens de lembrete: a verdade é que, às vezes, na correria da vida, a pessoa somente se esqueceu de pagar. Por isso, mande mensagens perto do vencimento dos boletos e mensalidades, assim você não vai precisar cobrar depois.

Exemplo de mensagens para cobranças

Não sabe o que mandar para o cliente? Trouxemos alguns exemplos de mensagens que você pode adaptar de acordo com o tipo e linguagem da empresa.

Opção 1

“Olá, (nome do cliente)!

Sou (nome do funcionário), da (empresa). Tudo bem?

Não identificamos no sistema o seu pagamento referente a (compra/contratação) do (produto/serviço) no dia xx/xx/xx , de valor R$xxx. 

Envio o novo boleto para pagamento com o vencimento em xx/xx. Ou você pode realizar o pagamento via Pix, se preferir. A chave é: (inserir chave).

Em caso de dúvidas, responda a essa mensagem e te auxiliaremos!”

Opção 2

“Olá, (nome do cliente)! Somos a (empresa).

Não encontramos no sistema o pagamento referente à sua mensalidade do mês de xxxxxx, de valor R$xxx. 

Efetue o mais rápido possível para não perder suas (aulas, sessões, serviços oferecidos). 

Aqui está o novo boleto com vencimento para o dia xx/xx. Se preferir outra forma de pagamento, é só responder a essa mensagem!” 

Troque o que está em parênteses pelos serviços ou produtos que o cliente adquiriu e pronto, pode enviar!

Venda+ 

Quer vender sem a preocupação de cobrar o cliente depois? A plataforma Venda+ da Afinz permite a criação de uma loja virtual com seus produtos, ou com um estoque remoto. 

Além disso, o pagamento é processado no próprio site, que só libera a confirmação do pedido depois de confirmar o recebimento do dinheiro. Saiba mais sobre o Afinz Venda+ agora mesmo!