A conciliação bancária é uma prática indispensável para qualquer empresa que deseja manter suas finanças em ordem. Independentemente do tamanho do seu negócio, ter um controle rigoroso dos recursos financeiros é essencial para uma administração eficiente.
Se você é um Microempreendedor Individual (MEI) ou gestor de uma grande equipe financeira, garantir que os registros internos e os extratos bancários estejam alinhados é importante para evitar surpresas desagradáveis.
Para te ajudar a implementar essa prática de forma eficaz, a Afinz preparou um guia completo sobre conciliação bancária e como colocar em prática. Acompanhe a seguir!
O que você irá ler neste artigo?
O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária é uma prática essencial para manter as finanças da sua empresa em ordem. Basicamente, consiste em comparar os registros internos de movimentação financeira com os extratos bancários da empresa.
O objetivo é garantir que todas as transações sejam devidamente registradas e que não haja falhas entre o que está no banco e o que foi registrado internamente. Realizar a conciliação bancária regularmente ajuda a identificar e corrigir erros, prevenindo problemas maiores no futuro.
Apesar de parecer uma tarefa simples, a conciliação bancária exige atenção e regularidade. Com ela, é possível identificar erros, contradições e possíveis desvios nas transações financeiras. Este processo pode ser feito manualmente ou com o auxílio de ferramentas automatizadas, dependendo do volume de transações da sua empresa.
Por que uma empresa deve fazer a conciliação bancária?
A conciliação bancária é um pilar essencial para a saúde financeira das empresas. Aqui estão as principais razões para implementá-la regularmente:
- Precisão nos registros financeiros
Garante que os registros contábeis estejam corretos. E evita surpresas indesejadas e irregularidades nas contas.
- Confirmação de pagamentos
Verifica se os pagamentos por serviços ou produtos foram recebidos. Assegura que o saldo bancário reflete a realidade financeira da empresa.
- Planejamento financeiro eficiente
Suporta o planejamento do custeio das operações diárias. Facilita decisões de reinvestimento no negócio.
- Gerenciamento de inadimplência
Identifica clientes em atraso, especialmente em compras parceladas. Permite a tomada de medidas proativas para resolver pendências.
- Operação financeira sustentável
Melhora a capacidade de tomar decisões financeiras informadas. Contribui para uma gestão financeira mais sustentável e eficiente.
Com a conciliação bancária, sua empresa está bem equipada para garantir estabilidade financeira e crescimento contínuo.
Diferença entre conciliação bancária e fluxo de caixa
Embora a conciliação bancária e o fluxo de caixa estejam intimamente relacionados, eles são processos diferentes.
A conciliação bancária foca em garantir que os registros internos correspondam aos extratos bancários, verificando cada transação para detectar possíveis erros ou discrepâncias.
Já o fluxo de caixa é uma ferramenta de gestão financeira que monitora todas as entradas e saídas de dinheiro da empresa, ajudando a prever a disponibilidade de recursos em um determinado período.
Dica da especialista Solange Oliveira:
“Enquanto a conciliação bancária é um processo de verificação e correção, o fluxo de caixa é uma ferramenta de planejamento e controle. Juntos, esses processos garantem que a empresa tenha uma visão clara de sua situação financeira, permitindo uma administração mais estratégica dos recursos.”
Como fazer a conciliação bancária?
A conciliação bancária é um processo crítico que envolve alinhar seus registros financeiros internos com os extratos fornecidos pelo banco. Aqui está um guia passo a passo para realizar uma conciliação eficaz:
- Reúna documentos necessários
Colete todos os extratos bancários relevantes. Tenha à mão os registros financeiros internos, como planilhas e registros contábeis.
- Compare transações
Confira depósitos, saques, transferências e pagamentos. Verifique se tudo registrado pela empresa aparece nos extratos bancários.
- Identifique discrepâncias
Procure diferenças entre os registros e os extratos. Qualquer falha deve ser rapidamente investigada e corrigida.
- Escolha o método de conciliação
Manual: Utilize planilhas para marcar e comparar cada transação.
Automatizado: Use softwares de contabilidade para identificar diferenças e gerar relatórios automaticamente.
- Corrija erros
Ajuste os registros internos para resolver as discrepâncias encontradas.
Reavalie processos internos para evitar erros futuros.
- Regularidade é fundamental
Realize a conciliação regularmente, seja semanal, quinzenal ou mensalmente.
Manter dados financeiros atualizados evita problemas futuros e oferece clareza sobre a situação financeira da empresa.
A minha empresa precisa fazer conciliação bancária?
Sim, se sua empresa movimenta dinheiro, a conciliação bancária é essencial, não importa o tamanho ou o ramo em que atua. Para pequenas empresas e microempreendedores, essa prática é tão importante quanto para os grandes negócios.
Dica da especialista Solange Oliveira:
“Se ainda não começou a fazer a conciliação bancária, é uma boa ideia começar agora. Inicialmente, pode parecer complicado, principalmente se há muitos registros para conferir. No entanto, à medida que se pratica, o processo se torna mais rápido e fácil. Além disso, ajuda a garantir que suas contas estejam sempre em ordem!”
Quando fazer a conciliação bancária?
A frequência ideal para realizar a conciliação bancária depende das necessidades e do volume de transações da sua empresa. Em geral, recomendamos que a conciliação seja feita mensalmente, após o fechamento do mês e antes de gerar os relatórios financeiros.
Para empresas com um grande volume de transações, pode ser necessário realizar a conciliação com mais frequência, como semanalmente ou quinzenalmente. Já para negócios menores, a conciliação mensal pode ser suficiente.
O importante é garantir que a conciliação seja feita após cada período de vendas. Em grande parte dos casos, isso significa fazer uma conciliação bancária mensal, próxima às datas de pagamentos e outros vencimentos.
Dica da especialista Solange Oliveira:
“Não é recomendável passar longos períodos sem realizar a conciliação bancária. Quanto maior o espaço entre cada conciliação, maiores as chances de que problemas despercebidos impactem a saúde da sua empresa. Além disso, você também estará permitindo que a tarefa cresça e se torne mais complexa.”
Quem faz a conciliação bancária da empresa?
A tarefa de realizar a conciliação bancária pode variar bastante dependendo do tamanho e do modelo de negócio de cada empresa. Vamos explorar como essa responsabilidade é distribuída em diferentes contextos empresariais:
Pequenas empresas e MEIs
É comum que o próprio proprietário ou um único responsável pelas finanças execute a conciliação bancária. Devido ao menor volume de transações e à necessidade de manter os custos operacionais baixos.
Empresas de médio porte
Geralmente possuem um departamento financeiro ou contábil com profissionais dedicados a essa tarefa. Um contador ou analista financeiro será o responsável por comparar os registros internos com os extratos bancários, identificando e corrigindo eventuais discrepâncias.
Grandes empresas
Nestes casos, a conciliação bancária pode ser realizada por uma equipe de contabilidade ou finanças. Devido ao alto volume de transações, essas empresas costumam investir em soluções de conciliação bancária automatizadas. A complexidade das operações pode exigir a participação de múltiplos profissionais, incluindo analistas e auditores, para garantir a exatidão dos dados.
Escritórios de contabilidade
Para empresas que terceirizam suas atividades contábeis, o escritório de contabilidade parceiro será o responsável por realizar a conciliação bancária.
Potencialize seu negócio!
A conciliação bancária é essencial para todas as empresas, garantindo uma administração financeira precisa e eficiente. Complementando essa prática indispensável, a Afinz oferece uma variedade de soluções financeiras que podem transformar seu negócio.
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As soluções financeiras da Afinz são projetadas para atender às necessidades específicas do seu negócio. Oferecemos ferramentas que facilitam a gestão financeira, como investimentos para sua empresa e antecipação de recebíveis!
Se gostou das dicas, de entender o que é conciliação bancária e quer continuar recebendo materiais e conteúdos que ajudam no sucesso da sua empresa, acompanhe o blog Afinz. Aqui você encontra diversas informações e recursos que reafirmam o compromisso da Afinz com a educação financeira.
Chief Credit Recovery Officer da Afinz
